O registro de ponto e das horas trabalhadas tornou-se um aspecto crucial da gestão do trabalho em todo o mundo, com legislação específica destinada a garantir os direitos dos colaboradores e a transparência na esfera trabalhista.
Nesse contexto, a implementação do registro de horas tornou-se relevante em vários países da América Latina e da Europa, especialmente no Brasil e em Portugal, onde um bom conhecimento das regras e dos regulamentos é fundamental para a conformidade legal e a gestão eficiente do gerenciamento de pessoal.
Regulamentação no Brasil
No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que os empregadores devem manter um registro das horas de trabalho de seus funcionários, incluindo horas trabalhadas e horas extras. Esse registro é obrigatório para todas as empresas com mais de 20 funcionários e deve ser mantido por um período mínimo de cinco anos.
O não cumprimento dessa regulamentação pode resultar em multas por parte da Inspetoria do Trabalho. As penalidades são ajustadas de acordo com a gravidade da infração e o tamanho da empresa, começando em 300 reais por trabalhador afetado em casos de infrações menores e aumentando significativamente em situações mais graves ou reincidências.
Ter tecnologia, como um software de controle de ponto, como o Bizneo HR, que coleta e exporta todos os tipos de dados e relatórios, é essencial para cumprir a lei.
Legislação em Portugal
Em Portugal, o Código do Trabalho obriga as empresas a manter registros detalhados das horas trabalhadas por seus funcionários, incluindo horas extras e períodos de descanso. Esses registros devem ser mantidos por pelo menos cinco anos e estar disponíveis para as autoridades trabalhistas em caso de inspeção.
O não cumprimento dessas obrigações pode levar a multas administrativas, cujo valor varia de acordo com a gravidade da infração e o tamanho da empresa. As penalidades podem variar de 2 a 12 salários mínimos por trabalhador afetado, dependendo se a infração for considerada leve, grave ou muito grave.
Além disso, infrações repetidas podem resultar em sanções adicionais ou até mesmo na suspensão das atividades comerciais.
Regulamentação em Espanha
Em Espanha, o registro de horas é obrigatório desde maio de 2019, quando entrou em vigor o Real Decreto-Lei 8/2019. Esse regulamento estabelece que todas as empresas devem registrar diariamente as horas de trabalho de seus funcionários, incluindo o início e o fim da jornada de trabalho. O objetivo da legislação é combater a fraude de horas extras e garantir o cumprimento da jornada de trabalho acordada.
As empresas devem manter esses registros por quatro anos e disponibilizá-los para as inspeções do trabalho. As multas por não manter registros de horas adequados podem variar de €626 a €6250, afetando consideravelmente as empresas infratoras.
Recentemente, foram introduzidas novas medidas para reforçar a obrigação de digitalizar esses registros. Isso permitirá que a Inspetoria do Trabalho tenha acesso em tempo real aos dados, o que eliminará práticas enganosas e aumentará a transparência. Como resultado, o uso de registros em papel não será mais válido, exigindo que as empresas adotem sistemas eletrônicos para o registro de horas, como o software de controle de ponto, como o Bizneo HR.
Além disso, essas atualizações também abordam o teletrabalho, obrigando as empresas a garantir que os funcionários que trabalham remotamente também registrem suas horas de trabalho de forma precisa e acessível.
Regulamentação em França
Em França, o Código do Trabalho exige que as empresas mantenham registros precisos das horas de trabalho de seus funcionários, incluindo horas normais, horas extras e períodos de descanso. Esse registro é essencial para garantir a compensação adequada dos trabalhadores e deve estar em conformidade com as disposições legais estabelecidas.
O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em sanções administrativas, com multas de até 750 euros por trabalhador envolvido. Além disso, as empresas devem manter esses registros por um período mínimo de cinco anos, estando preparadas para inspeções trabalhistas que possam ocorrer a qualquer momento.
A não manutenção adequada ou a adulteração desses registros pode não apenas agravar as sanções, mas também levar a consequências legais mais sérias, como a presunção de horas extras não pagas.
Legislação no México
No México, a Lei Federal do Trabalho regulamenta o registro das horas de trabalho. De acordo com o Artigo 804, as empresas são obrigadas a manter um registro detalhado das horas trabalhadas por seus funcionários. Isso inclui tanto as horas normais de trabalho quanto as horas extras. Além disso, o artigo 59 afirma que os trabalhadores devem registrar a entrada e a saída nos sistemas implementados pela empresa, o que garante o monitoramento adequado do tempo de trabalho.
O não cumprimento dessa regulamentação pode resultar em multas equivalentes que variam de 5.428 a 162.855 pesos.
Regulamentação na Argentina
Na Argentina, a Lei do Contrato de Trabalho (Lei 20.744) regulamenta as horas de trabalho e o registro das horas trabalhadas. De acordo com essa lei, os empregadores devem manter um registro preciso das horas trabalhadas por cada trabalhador, incluindo as horas extras. Esse registro deve estar disponível para inspeções trabalhistas e ser mantido por um período de tempo determinado pelos regulamentos.
Além disso, as empresas que não cumprirem essas regulamentações podem ser incluídas no Registro de Empregadores com Sanções Trabalhistas (REPSAL), o que pode afetar sua reputação e capacidade de operar.
O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em penalidades e multas para as empresas, que geralmente são calculadas com base no Salário Mínimo Vital e Móvel (SMVM), e seu valor pode variar de acordo com a gravidade da infração e o número de trabalhadores afetados.
Responsabilidade dos Recursos Humanos pelo controle de tempo dos funcionários
A implementação e a supervisão do registro de horas ficam sob a responsabilidade do departamento de Recursos Humanos, que deve garantir a conformidade regulamentar do registro de horas dos trabalhadores. Eles também devem treinar a equipe sobre sua importância e garantir o armazenamento seguro e acessível dos dados para as inspeções trabalhistas.
O software de controle de ponto, como o Bizneo HR, é a ferramenta mais usada para gerenciar as horas de trabalho dos funcionários de forma eficiente, digitalizada e precisa, independentemente do tamanho da empresa ou do tipo de jornada de trabalho.
Por um lado, essas ferramentas permitem o autogerenciamento do registro de horas por cada trabalhador, reduzindo consideravelmente o tempo que os Recursos Humanos têm de investir nessas tarefas.
Por outro lado, permite que os gerentes criem fluxos de trabalho para automatizar muitos dos processos relacionados ao controle de presença, como a aprovação de solicitações de ausência, a criação de sequências para notificar os trabalhadores ou gerentes sobre incidentes de tempo ou a geração automática de escalas rotativas.
Além disso, os profissionais de RH terão a possibilidade de extrair relatórios detalhados nos quais poderão verificar a conformidade com a lei em relação ao saldo de horas trabalhadas, bem como registros de geolocalização ou horas extras realizadas em um determinado período.
Concluindo, o registro de horas é essencial na gestão de pessoal e na conformidade com as leis de cada país. Embora as normas variem, a tendência global é de maior regulamentação do controle sobre o registro de ponto (tempo de trabalho), com sérias consequências para as empresas que não estiverem em conformidade. Os Recursos Humanos, sem dúvida, desempenham um papel fundamental para garantir a conformidade e promover um monitoramento preciso e transparente.