Como função central do seu negócio, a folha de pagamento acumula diferentes tipos de informações. Todos esses dados estão relacionados ao seu relacionamento com seus funcionários do ponto de vista de remuneração. Isso inclui salários, impostos e deduções, benefícios para funcionários e políticas gerais.
Registros Individuais
O registro da folha de pagamento de um funcionário mostra seus dados pessoais, como endereço, número do Seguro Social e data de nascimento, e seu salário e informações financeiras, incluindo taxa de pagamento por hora ou salário, dados de conta bancária para depósito direto, base para imposto de renda retido na fonte, como um W -4, dias de benefício disponíveis, como férias e licença médica, e outros benefícios, como seguro saúde e de vida e valores de contribuição 401 (k).
O acesso a esses dados deve ser restrito ao pessoal responsável pela folha de pagamento. Se você fornecer a seus funcionários um sistema de autoatendimento, eles poderão visualizar as informações de seu contracheque e fazer alterações específicas em seus registros de folha de pagamento online.
Recibos de contracheque
Um esboço de pagamento divide o salário bruto do empregado no período de pagamento. Pode incluir salários ou salários brutos, taxa de pagamento por hora, taxa de horas extras e salários, compensação por trabalho por peça, deduções obrigatórias, deduções voluntárias, tipos adicionais de pagamento como comissão, bônus ou indenização e salários acumulados no ano e deduções.
As abreviações do holerite variam de acordo com o empregador; no entanto, eles devem ser aplicados de maneira consistente.
Relatórios de impostos de funcionários
Você deve pagar e relatar os impostos retidos dos contracheques de seus funcionários ao governo federal e aos governos estaduais e locais aplicáveis.
Você usa formulários específicos para arquivar seus relatórios, que você deve manter por pelo menos quatro anos, de acordo com a Receita Federal.
Por exemplo, você pode ser obrigado a arquivar relatórios trimestrais no Formulário 941 ou relatórios anuais no Formulário 944 com o IRS para relatar a retenção federal de seus funcionários. Seu estado ou governo local tem seus próprios requisitos de formulário para relatar retenção na fonte estadual e local.
Você também deve apresentar W-2s anuais à Administração da Previdência Social e dar ao funcionário uma cópia para arquivar com sua declaração de imposto de renda federal. Todos esses documentos incluem informações importantes sobre a retenção na fonte de seus funcionários.
Responsabilidades do empregador
Você compartilha o encargo do funcionário no pagamento de impostos da Previdência Social e dependendo dos requisitos do IRS, você relata sua parcela com a parcela dos funcionários no Formulário 941 ou no Formulário 944.
Você também tem outras obrigações obrigatórias que seus funcionários não têm, como o imposto federal sobre o desemprego e, na maioria dos casos, o imposto estadual sobre o desemprego. Essas responsabilidades exigem formulários diferentes, nos quais você inclui os salários de seus funcionários e suas responsabilidades.
Políticas Internas
As políticas internas de folha de pagamento podem ser aplicadas estritamente aos funcionários da folha de pagamento, aos gerentes e supervisores ou à sua equipe como um todo. Por exemplo, restrinja as informações sobre a quem você divulga informações e procedimentos de folha de pagamento para o seu departamento de folha de pagamento.
As políticas de preenchimento de cartão de ponto, como se inscrever nos planos de benefícios da empresa e o que esperar no dia do pagamento se aplicam a todos os funcionários.
Os procedimentos sobre a aprovação do cartão de ponto e folga do funcionário para férias ou dias de folga se aplicam a seus gerentes e supervisores.
Você deve manter os registros da folha de pagamento por pelo menos três anos. Isso inclui a hora e o dia em que a semana de trabalho do funcionário começa, as horas trabalhadas todos os dias e semanas, salários regulares diários ou semanais e horas extras semanais.
Você mantenha documentos nos quais os cálculos de salários se baseiam como cartões de ponto e horários de trabalho por pelo menos dois anos.
Seu empregador deve fornecer um recibo de vencimento.
Eles não precisam fazer isso se você:
- Os seus recibos de vencimento podem ser usados como prova dos seus rendimentos, impostos pagos e quaisquer contribuições para pensões.
- Os empregadores podem escolher se eles fornecem holerites impressos ou eletrônicos (online).
- Os recibos de pagamento devem ser fornecidos antes ou no dia do pagamento.
O que deveria estar no seu contracheque
Seu contracheque deve mostrar:
- seus ganhos antes e depois de quaisquer deduções
- o valor de quaisquer deduções que podem mudar a cada vez que você recebe, por exemplo, impostos e previdência
- o número de horas que você trabalhou, se o seu pagamento variar dependendo do tempo trabalhado
- Os empregadores também devem explicar quaisquer deduções fixadas no valor, por exemplo, o reembolso de um empréstimo de bilhete de temporada. Eles podem optar por fazer isso em um contracheque ou em uma declaração escrita separada.
- Este extrato separado deve ser enviado antes do primeiro contracheque. Os empregadores devem atualizar isso todos os anos.